As 4 etapas da sua gestão no Transporte Escolar

As 4 etapas da sua gestão no Transporte Escolar

A gestão no transporte escolar vai muito além de cumprir rotas diariamente. Cadastro de alunos, contratos e controle de mensalidades fazem parte de uma rotina que, sem organização, gera confusão e prejuízo.

Para ajudar condutores a organizarem melhor seu dia a dia, reunimos as 4 etapas essenciais da gestão no transporte escolar e como seguir tudo isso com a van inteligente

1. Etapa 01 – Preparando seu cadastro
2. Etapa 02 – Configurando seu serviço
3. Etapa 03 – Coletando os dados e contrato
4. Etapa 04 – Gestão de mensalidades

Etapa 01 – Preparando seu cadastro

A gestão no transporte escolar começa pela base: um cadastro bem feito. Se você ainda não tem conta na Van Inteligente, o primeiro passo é se cadastrar na plataforma.

Após criar sua conta:

• clique no ícone do seu perfil e edite as informações de contato, endereço e conta bancária
• no menu, acesse “Veículos” e clique em Cadastrar veículo para registrar seu veículo escolar
• em seguida, vá até “Escolas” e cadastre todas as escolas que você atende.

Essa organização inicial garante que todo o restante da gestão no transporte escolar funcione corretamente.

Etapa 02 – Configurando seu serviço

Com o cadastro pronto, a próxima fase da gestão no transporte escolar é a configuração do serviço. É aqui que você personaliza como seu transporte vai funcionar.

Para iniciar essa etapa da gestão no transporte escolar, acesse:
Menu → Configurações Avançadas → Configuração de dados complementares.
Aqui você define quais informações extras deseja solicitar no cadastro dos passageiros e escolhe se cada campo será obrigatório ou não.

Isso ajuda a coletar todas as informações necessárias dos seus passsageiros na hora do cadastro, agora o proximo passo é configurar o seu contrato

No menu, acesse Contrato Digital. Nessa tela, você pode:

• editar todo o conteúdo do seu contrato
• ajustar cláusulas conforme sua forma de trabalho
• Adicionar um contrato que você já utiliza

Caso precise de ajuda, nosso time pode te ajudar a configurar o seu Contrato de serviço no Plano Premium

Etapa 03 – Coletando os dados e contrato

Agora é hora de coletar as informações dos seus passageiros, armazenar os dados e definir os contratos. Faremos isso através da Reserva de Vaga da Van Inteligente

Na tela inicial do sistema, clique em Enviar modelo de mensagem, selecione todos os responsáveis e envie.
Os pais receberão a mensagem e preencherão as informações do aluno, como endereço, período e escola.

Essa etapa torna a gestão no transporte escolar mais ágil e evita retrabalho com dados incompletos.

Conforme seus clientes forem preenchendo você conseguira definir as mensalidades e contratos

No menu, acesse Passageiros e clique em Conclua o cadastro… (em azul).
Depois:

• aprove as informações
• clique em Selecionar
• defina a mensalidade
• escolha o prazo do contrato

Após isso você poderá assinar esse contrato (caso tenha contratato assinatura digital)

Para a assinatura, você receberá um e-mail com o contrato. Basta:

• clicar em visualizar para assinar;
• revisar o documento;
• selecionar assinar;
• preencher os dados e confirmar com o código enviado por e-mail.

O responsável receberá o contrato e assinará da mesma forma.
No cadastro do passageiro, você consegue acompanhar o status: aguardando assinatura digital ou assinado digitalmente.

Caso queira contratar créditos de assinatura digital, clique aqui:

Etapa 04 – Gestão de mensalidades

A última etapa da gestão no transporte escolar é o controle financeiro. Após concluir as etapas anteriores, todas as mensalidades do passageiro passam a ser geradas automaticamente.

Para ativar a cobrança:

• vá em Menu → Configurações Avançadas → Avisos e Cobranças;
• ative a Cobrança Automática, caso ainda não esteja ativa;
• configure a multa de mensalidade, definindo o valor para atrasos.

Nessa mesma tela, você pode verificar quais passageiros estão com a cobrança automática ativa.
Se quiser ativar para mais alguém, vá em Passageiros → Mensalidades e ative a cobrança.

O sistema pode levar um tempo para habilitar a cobrança. Se aparecer o aviso “Estamos verificando seus dados para habilitar”, basta clicar em consultar status.

Todos os meses, a Van Inteligente avisa os responsáveis com cobrança ativa. Após o pagamento:

• a mensalidade é baixada automaticamente
• o responsável recebe o recibo por e-mail
• em caso de atraso, a cobrança é feita com multa.

Assim, a gestão no transporte escolar se torna previsível, organizada e muito mais profissional.

💛 Esperamos que essas dicas possam ter te ajudado

A Van Inteligente foi criada para facilitar a vida de quem trabalha com transporte escolar.